Inventario IT aziendale: come gestirlo e quando l'Excel non basta
Quasi ogni azienda tiene l'inventario IT in un foglio Excel. Funziona finché i dispositivi sono pochi e lo aggiorna una persona sola. Poi arrivano i noleggi, le licenze, i dipendenti che entrano ed escono, le garanzie che scadono senza che nessuno se ne accorga. Ecco cosa deve contenere un inventario fatto bene, quando conviene passare a un software e come farlo senza ricominciare da zero.
In breve
- Cosa contiene: ogni dispositivo con chi lo usa, dove si trova, in che stato è e a quale centro di costo appartiene; in più licenze, garanzie e noleggi con le loro scadenze.
- Excel basta per pochi dispositivi e un solo responsabile. Non basta quando servono storico delle consegne, avvisi sulle scadenze, più persone al lavoro e password al sicuro.
- Lettera di consegna: chi, cosa, quando, in che stato, con quali regole. Firmata alla consegna, con una lettera di restituzione alla riconsegna.
- Con UnIT, il software di Hyperion, si parte dall'Excel che si ha già.
Cosa deve contenere un inventario IT
Un inventario serve a rispondere in ogni momento a quattro domande: cosa c'è, chi lo usa, quanto costa, quando scade. Per farlo servono due elenchi collegati.
I dispositivi
- Cosa: tipo (PC e laptop, smartphone, stampanti, server, apparati di rete, consumabili), marca, modello, numero di serie.
- Chi e dove: la persona che lo ha in uso, la sede o l'ufficio, lo stato (in uso, in magazzino, in riparazione, dismesso).
- Quanto costa: reparto e centro di costo, e il canone se è a noleggio o in leasing.
Licenze, garanzie e contratti
- Licenze software con quantità, assegnatari e data di rinnovo.
- Garanzie dei dispositivi, con la data di fine.
- Contratti di noleggio, con canone e scadenza.
Excel o software: quando il foglio non basta più
Il foglio di calcolo non è sbagliato in sé: è il punto di partenza di quasi tutti. Diventa un rischio quando il lavoro cresce.
| Se… | Basta l'Excel? | Perché |
|---|---|---|
| Pochi dispositivi, un solo responsabile | Sì | Il file resta aggiornato e coerente |
| Più persone aggiornano lo stesso file | No | Versioni diverse, modifiche sovrascritte, nessuno storico |
| Garanzie, licenze e noleggi da rinnovare | No | Il foglio non avvisa: le scadenze si scoprono dopo |
| Serve sapere chi aveva un PC a una certa data | No | Una cella sovrascritta cancella la storia delle consegne |
| Nel file ci sono password o chiavi di licenza | No | Chi apre il file vede tutto, e non resta traccia |
La lettera di consegna dei dispositivi aziendali
Quando un PC o uno smartphone passa a un dipendente, la lettera di consegna mette nero su bianco cosa è stato dato, a chi e in che condizioni. È anche il documento che serve quando la persona lascia l'azienda e il dispositivo deve tornare indietro.
- Chi consegna e chi riceve, con la data.
- Il dispositivo: tipo, marca, modello, numero di serie.
- Gli accessori: alimentatore, custodia, docking, SIM.
- Lo stato al momento della consegna.
- Le regole d'uso stabilite dall'azienda.
- La firma di chi riceve.
Alla riconsegna serve la lettera di restituzione, con lo stato del dispositivo e gli accessori resi. Tenerle entrambe accanto alla scheda del dispositivo evita di cercarle in una cartella condivisa il giorno in cui servono.
Come lo fa UnIT
UnIT è l'applicazione web di Hyperion per la gestione degli asset IT aziendali. Si usa dal browser, senza installare nulla sui computer né server in azienda.
- Un solo inventario per PC e laptop, smartphone, stampanti, server, apparati di rete e consumabili: chi li usa, dove sono, in che stato.
- Le scadenze prima che scadano: garanzie, licenze e contratti di noleggio con le loro date; il cruscotto mostra cosa arriva a scadenza e cosa è sotto scorta.
- Consegne con lettera firmata: ogni assegnazione resta nello storico, con lettera di consegna e di restituzione generate dai modelli dell'azienda e archiviate.
- Costi al centro di costo giusto: reparti, centri di costo e canoni di noleggio, anche per ciò che è in leasing.
- Password e chiavi al sicuro: cifrate con AES-256-GCM e una chiave distinta per ogni organizzazione, visibili solo a chi può, con traccia di ogni lettura.
Accesso e dati
Si entra con l'account Microsoft 365 aziendale (Microsoft Entra ID): nessuna password nuova, e chi viene disattivato perde l'accesso. Proprietario, amministratore e tecnico vedono e fanno cose diverse; un consulente esterno entra solo su invito. Applicazione e database stanno su Microsoft Azure, nella regione Italy North, e i dati di ogni organizzazione sono separati dal database stesso. L'applicazione è in italiano e in inglese, con utenti illimitati e tutte le funzioni in ogni piano.
Dall'Excel a UnIT, senza ricominciare
- Ci scrivete e vi mostriamo UnIT sui casi della vostra azienda.
- Attiviamo l'organizzazione con 30 giorni di prova gratuita. Il proprietario indicato è il primo a entrare.
- Caricate l'inventario dal vostro foglio Excel o CSV: UnIT riconosce le colonne anche con nomi diversi e mostra cosa entrerà e cosa no prima di importare.
- Il team entra con Microsoft, ognuno con il proprio account e il ruolo assegnato.
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Domande frequenti
Cosa deve contenere un inventario IT aziendale?
Per ogni dispositivo: tipo, marca, modello, numero di serie, chi lo ha in uso, dove si trova, in che stato è e a quale centro di costo appartiene. Accanto ai dispositivi servono le licenze software, le garanzie e i contratti di noleggio, ciascuno con la sua data di scadenza.
Basta un foglio Excel per l'inventario IT?
Per pochi dispositivi gestiti da una sola persona, spesso sì. Diventa stretto quando i dispositivi sono decine o centinaia, quando più persone aggiornano lo stesso file, quando servono lo storico delle consegne e gli avvisi sulle scadenze, o quando nel foglio finiscono password e chiavi di licenza.
Cosa scrivere nella lettera di consegna di un dispositivo aziendale?
Chi consegna e chi riceve, la data, il dispositivo con marca, modello e numero di serie, gli accessori, lo stato al momento della consegna e le regole d'uso stabilite dall'azienda. Va firmata da chi riceve e conservata; alla riconsegna serve una lettera di restituzione con lo stato del dispositivo.
Posso importare in UnIT l'inventario che ho già in Excel?
Sì. UnIT legge fogli Excel e CSV, riconosce le colonne anche con nomi diversi, come «Nome PC» o «Marca», e prima di importare mostra quali righe entreranno e quali no, con il motivo.
Dove sono conservati i dati di UnIT?
In Italia: applicazione e database PostgreSQL girano su Microsoft Azure, nella regione Italy North. I dati di ogni organizzazione sono separati da quelli delle altre direttamente dal database.
Come si prova UnIT?
Si scrive a Hyperion, che attiva l'organizzazione con 30 giorni di prova gratuita e senza impegno. Si accede con l'account Microsoft 365 aziendale e si carica l'inventario dal foglio Excel che si ha già.